Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un fichier Excel, il est important d’avoir une fonctionnalité qui permet d’identifier les changements et de savoir qui en est responsable. Une fonctionnalité populaire de Microsoft Office qui permet de suivre les modifications apportées aux fichiers Excel est appelée « Suivi des modifications ».
Cependant, contrairement à la fonctionnalité de la date de dernière modification d’un document Word, le suivi des modifications n’apparaît pas sur le ruban dans Excel. Voici comment ajouter cette fonctionnalité sur le ruban :
Comprendre le suivi des modifications dans Excel : Limites et fonctionnement de la fonctionnalité
- L’activation du suivi ne signifie pas que vous pouvez restaurer votre feuille de calcul à un état précédent en annulant les modifications.
- L’activation du suivi ne signifie pas que chaque modification sera enregistrée. Toutes les données stockées dans une cellule sont suivies, mais pas les autres modifications comme la mise en forme. Les modifications qui ne sont pas suivies comprennent: masquer / afficher des lignes et des colonnes, des commentaires et des valeurs de cellule qui changent en raison d’un recalcule de formule.
- Le suivi des modifications Excel n’est conservé que 30 jours par défaut.
Maintenant que vous connaissez quelques notions de base sur le fonctionnement du suivi dans Excel, parlons de la façon de l’activer, de modifier les paramètres et de suivre les modifications!
Comment activer le suivi des modifications dans Excel ?
Le ruban Microsoft Excel est facile à personnaliser. Pour activer le suivi des modifications sur le ruban, procédez comme suit :
- Accédez à l’onglet Révision du ruban. À droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modifications.
- Cliquez sur l’option Suivi des modifications et sélectionnez Afficher les modifications . Vous obtiendrez une fenêtre où vous devez maintenant cocher la case «Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé» .
Il est possible de spécifier les options « Le », « Par » et « Dans ». Dans ce tutoriel, nous utiliserons les paramètres par défaut:
- Le: « tout » signifie que chaque modification sera enregistrée. Vous avez également la possibilité de suivre les modifications depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document ou depuis une date spécifique
- Par: Vous pouvez choisir de suivre les modifications apportées par n’importe qui ou de suivre les modifications apportées par tout le monde, sauf vous-même.
- Dans: Permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant situé à droite, puis de sélectionner la plage de cellules que vous souhaitez suivre.
Enfin, si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs sachent que vous suivez les modifications, vous pouvez décocher l’option Afficher les modifications à l’écran
Comment fonctionne le suivi des modifications ?
Une fois que le suivi des modifications est activé, toute modification apportée au classeur sera mise en évidence par une bordure bleue et un petit triangle bleu apparaîtra en haut à gauche de la cellule modifiée. Cette fonctionnalité est similaire au triangle rouge qui apparaît lorsque vous insérez un commentaire dans une cellule.
Par exemple, ci-dessous, j’ai une liste des noms et prénoms et j’ai apporté des modifications dans la colonne C (cellules C7 et C8).
Lorsque vous survolez la cellule qui a une modification, une petite info-bulle apparaîtra, vous indiquant quelle est la modification, qui l’a effectuée et quand elle a été effectuée.
Notez que lorsque l’option « suivi des modifications » est activée dans Excel, le classeur est considéré comme partagé et certaines fonctionnalités sont automatiquement désactivées. Par exemple, vous ne pourrez pas protéger une feuille lorsque le «suivi des modifications» est activé. Vous remarquerez également que certaines des options du ruban sont grisées.
Obtenir une liste de toutes les modifications
Si vous avez un classeur avec de nombreuses modifications, vous souhaiterez peut-être obtenir une liste de toutes les modifications séparément sous forme de journal des modifications.
Voici les étapes à suivre pour obtenir un journal des modifications dans une nouvelle feuille de calcul:
- Pour commencer, enregistrez le classeur afin que les modifications apportées soient également enregistrées.
- Ensuite, accédez à l’onglet Révision.
- Cliquer à nouveau sur le bouton Suivi des modifications, ensuite sur lister les modifications dans une autre feuille.
- Cliquez sur OK.
- Cette action créera instantanément une nouvelle feuille de calcul qui répertoriera toutes les modifications apportées au classeur, pas seulement celles que vous avez effectuées
Vous pouvez examiner toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez approuver ou rejeter .
Configurer le suivi des modifications
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le classeur situé à gauche du bouton Suivi des modifications . Cliquez sur l’onglet Avancé lorsque la fenêtre Options de partager du fichier apparaît.
- Vous pouvez modifier la durée de conservation de l’historique des modifications dans Excel, qui est par défaut de 30 jours.
- Modifier la fréquence de mise à jour des modifications, soit lors de l’enregistrement du fichier, soit automatiquement toutes les quelques minutes.
- Enfin, vous pouvez gérer les conflits en choisissant de les résoudre manuellement ou en laissant le dernier changement l’emporter lors de l’enregistrement du fichier.
Voilà ! Vous savez maintenant comment suivre facilement toutes les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel en utilisant cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaires. Bonne utilisation !