Microsoft Excel est plein d’excellents moyens pour gagner du temps comme les raccourcis clavier, les modèles, fonctions, etc.
… mais il n’y a pas de meilleur outil pour gagner du temps qu’une macro Excel !
En bref : une macro est une séquence d’instructions qu’Excel exécute lorsque vous le lui demandez.
Dans ce cours, vous apprendrez comment en créer une et comment l’exécuter.
Définition d’une macro Excel
Une macro Excel est simplement une série d’instructions . Une fois que vous avez créé une macro, Excel exécute ces instructions, étape par étape, sur toutes les données que vous lui fournissez.
Par exemple, nous pourrions avoir une macro qui dit à Excel de prendre un nombre, d’ajouter deux, de multiplier par quatre et de renvoyer le résultat.
Désormais, chaque fois que nous demandons à Excel d’exécuter cette macro, nous n’avons pas à effectuer manuellement chaque étape ; Excel les fera tous.
Vous pouvez enregistrer presque n’importe quoi dans une macro:
- Opérations numériques
- Opérations de texte
- Formatage
- Filtrer et trier des données, les choix sont presque illimités…
Cela peut sembler peu important au début, mais les macros peuvent vous faire gagner énormément de temps si vous effectuez régulièrement la même série d’étapes.
Commençons par enregistrer un exemple de macro .
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Si vous souhaitez suivre et vous entraîner à créer des macros, vous pouvez utiliser ce fichier d’exemple.
Il contient toutes les données sur lesquelles nous allons travailler afin que vous puissiez vous essayer à la création de macros.
Téléchargez-le ci-dessous et commençons!
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Comment enregistrer une macro dans Excel
Pour commencer à automatiser vos taches Excel avec des macros, vous devrez « enregistrer » une macro Excel.
L’enregistrement d’une macro est la façon dont vous indiquez à Excel les étapes à suivre lorsque vous exécutez la macro.
Et bien que vous puissiez coder une macro à l’aide de Visual Basic (VBA), Excel vous permet également d’enregistrer une macro Excel à l’aide de commandes standard.
Jetons un coup d’œil à un exemple de base. Dans notre feuille de calcul, nous avons une liste de noms et une liste correspondante de leurs ventes pour le mois:
Nous enregistrerons une macro qui trie les ventes du plus élevé au plus bas, copie les informations du vendeur le plus performant et modifie la mise en forme pour afficher ces informations.
Avant de commencer, nous devons nous assurer que l’onglet Développeur est visible .
Dirigez-vous vers Fichier -> Options et sélectionnez Personnaliser le ruban dans la barre latérale. Ensuite, dans les onglets principaux, assurez-vous que Développeur est coché :
Cliquez sur OK et ouvrez cet onglet dans la fenêtre principale. Vous verrez un bouton intitulé Enregistrer une macro .
Pour commencer à enregistrer une macro, cliquez simplement sur ce bouton.
Il vous sera demandé de nommer votre macro (nous avons nommé la nôtre « Ventes_élevées ») et d’entrer une touche de raccourci clavier si vous le souhaitez.
Gardez à l’esprit qu’il existe déjà de nombreux raccourcis basés sur Ctrl, alors essayez de ne pas écraser ceux que vous utilisez régulièrement.
Vous pouvez également choisir d’enregistrer la macro dans l’un des trois emplacements suivants :
- Le classeur actuel.
- Un nouveau classeur.
- Classeur de macros personnelles.
Les deux premiers sont facile à comprendre, mais le troisième nécessite un peu d’explication.
Votre classeur de macros personnelles est un endroit où vous pouvez stocker des macros à exécuter sur n’importe quel classeur que vous ouvrez dans Excel. Il s’agit d’un emplacement de stockage centralisé pour toutes vos macros Excel.
Si vous enregistrez une macro qui ne s’appliquera qu’à la feuille de calcul actuelle, enregistrez-la dans le classeur actuel. Mais si vous pensez vouloir réutiliser cette macro sur un autre classeur, conservez-la dans votre classeur de macros personnelles pour un accès plus facile.
Après avoir cliqué sur OK , Excel enregistrera tout ce que vous faites.
Voici les étapes que nous allons suivre :
- Activer le filtrage
- Trier la colonne B de la plus grande à la plus petite
- Copier la cellule B2
- Coller dans la cellule E2
- Copier la cellule A2
- Coller dans la cellule E3
- Mettre les cellules E2 et E3 en gras
Tout ce que nous avons à faire est de cliquer sur Enregistrer une macro , d’effectuer ces actions, puis de cliquer sur Arrêter l’enregistrement .
Le bouton Arrêter l’enregistrement remplace le bouton Enregistrer la macro lorsque vous démarrez l’enregistrement.
Toutes ces étapes peuvent être effectuées de manière normale ; en cliquant sur le bouton Filtrer, en triant avec la flèche du menu déroulant filtre , en appuyant sur Ctrl + C pour copier la cellule, et ainsi de suite.
Voici à quoi cela ressemble une fois terminé :
Et c’est tout ce que vous devez faire pour enregistrer une macro ! Appuyez simplement sur enregistrer, effectuez certaines actions, puis arrêtez l’enregistrement .
Comment exécuter une macro dans Excel
Après avoir enregistré votre macro, vous pouvez l’exécuter de plusieurs manières.
Tout d’abord, vous pouvez l’exécuter à partir du ruban . Dans les onglets Affichage et Développeur , vous verrez un bouton intitulé Macros . Cliquez sur ce bouton pour voir vos macros.
À partir de cette fenêtre , vous pouvez sélectionner et exécuter n’importe quelle macro que vous avez enregistrée. Sélectionnez-le et cliquez sur Exécuter .
Excel répétera les étapes que vous avez suivies lors de l’enregistrement.
Pour voir si cela a bien fonctionné, supprimez les cellules E2 et E3, puis triez les noms par ordre alphabétique.
Lorsque vous exécutez la macro, vous devriez obtenir le même résultat.
Si vous avez désigné une touche de raccourci lorsque vous avez enregistré votre macro, vous pouvez également l’exécuter de cette façon. Appuyez sur Ctrl et sur la touche que vous affectez.
Si vous souhaitez ajouter une touche de raccourci ultérieurement, accédez simplement à Afficher les macros , sélectionnez la macro et cliquez sur Options . Vous pourrez désigner une nouvelle touche de raccourci.
Si vous avez une macro compliquée que vous exécutez souvent, ou si vous partagez votre feuille de calcul avec d’autres personnes, vous pouvez créer un bouton sur la feuille de calcul qui exécutera la macro.
Comment créer un bouton qui exécute une macro MS Excel
Tout d’abord, créez une forme ; pour notre exemple, nous utiliserons un rectangle aux coins arrondis.
Ajoutez du texte à la forme indiquant ce qu’elle fait en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant Modifier le texte :
Maintenant, cliquez avec le bouton droit sur la forme et sélectionnez Affecter une macro .
- Sélectionnez la macro correspondante dans la fenêtre qui s’affiche et cliquez sur OK .
- Désormais, chaque fois que vous cliquez sur cette forme, Excel exécutera votre macro enregistrée !
Commencez à gagner du temps avec les macros
Bien que de nombreuses étapes soient impliquées, l’enregistrement et l’exécution de macros Excel deviennent une très facile une fois que vous l’avez fait plusieurs fois.
Et une fois que vous avez créé quelques macros sur lesquelles vous pouvez vous appuyer, vous constaterez que vous pouvez travailler beaucoup plus rapidement avec vos feuilles de calcul .