De nombreux utilisateurs de Word ont rencontré un problème désagréable : cet éditeur de texte peut se fermer de manière inattendue, soit de lui-même, soit en raison d’un redémarrage du système d’exploitation. Mais que se passe-t-il avec le texte sur lequel vous n’avez pas eu le temps de sauvegarder ? Heureusement, Word dispose d’une fonction de sauvegarde automatique intégrée. Cependant, de nombreux utilisateurs ne la connaissent pas ou ne savent pas comment l’utiliser.
Comment fonctionne la fonction de sauvegarde automatique dans Word ?
Lors de l’édition de certains documents, l’éditeur de texte crée automatiquement des copies de sauvegarde. Elles permettent de restaurer un fichier que vous n’avez pas eu le temps de sauvegarder avant un arrêt brutal de Word, comme un crash du programme ou un arrêt soudain de l’ordinateur. Par exemple, une coupure de courant ou une batterie faible peut entraîner l’extinction de l’ordinateur.
Normalement, Word active déjà la fonction d’enregistrement automatique, avec des sauvegardes toutes les 10 minutes par défaut. Cependant, il peut arriver que l’ordinateur s’éteigne 9 minutes après la création de la dernière copie, entraînant la perte de toutes les modifications apportées au texte pendant cette période, même pour un utilisateur expérimenté.
Lorsque vous relancez Word après un arrêt inattendu, il vous propose généralement de restaurer le fichier à partir de la dernière copie ou d’une précédente. Cependant, même si le programme ne propose pas cette option, ne perdez pas espoir. Vous pouvez toujours restaurer manuellement un fichier à partir du dossier de sauvegarde des copies de sauvegarde.
Activation et configuration de l’enregistrement automatique dans Word, y compris le choix du dossier de sauvegarde
Utilisons Word 2019 comme exemple pour voir comment rendre les sauvegardes automatiques plus fréquentes. Les instructions sont également applicables à d’autres versions du programme, y compris Word 2016 ou Word 2013 (ainsi que Microsoft Word pour Mac). Bien que les noms et les emplacements de certains éléments de menu puissent différer, l’essentiel reste le même.
- Pour commencer, cliquez sur l’onglet « Fichier » situé en haut de la barre de menu de Word.
- Allez dans la section » Options « .
- Dans la liste des onglets situés à gauche, sélectionnez « Enregistrement« .
- Dans la fenêtre de droite, recherchez l’option « Enregistrer les informations de récupération automatique tous les », et cochez la case si elle n’est pas déjà cochée. Ensuite, spécifiez le nombre de minutes après lesquelles la sauvegarde automatique aura lieu. Il est recommandé de le régler sur 1 minute afin que des copies soient créées aussi fréquemment que possible.
- Cochez la case à côté de l’option « Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer ». Juste en dessous, vous pouvez sélectionner le dossier dans lequel Word stockera les sauvegardes. Si vous devez modifier cet emplacement, cliquez sur le bouton Parcourir, puis sélectionnez le dossier souhaité dans l’Explorateur. Par défaut, les copies sont stockées dans le profil utilisateur, et il n’y a généralement aucune raison de modifier cet emplacement. Dans cette section, vous pouvez également choisir dans quel format le document lui-même et ses copies seront enregistrés.
- Pour sauvegarder vos modifications, n’oubliez pas de cliquer sur « OK » en bas.
Comment désactiver la sauvegarde automatique dans Word ?
Pour désactiver la sauvegarde automatique dans Word, vous devez vous rendre dans la même section où la fonction est activée. Ensuite, il vous suffit de désactiver l’option « Enregistrer les informations de récupération automatique tous les ». Après cette action, les copies de sauvegarde du document que vous modifiez ne seront plus enregistrées sur votre disque dur…
Comment récupérer manuellement un sauvegarde automatique si le document n’a pas été enregistré ?
Il peut arriver qu’après avoir redémarré Word, vous ne soyez pas invité à restaurer à partir de la dernière sauvegarde. Mais vous pouvez le faire manuellement :
- Ouvrez la section « Enregistrer » précédemment spécifiée dans les paramètres de Word.
- Recherchez dans quel dossier Microsoft Word enregistre les sauvegardes. Mémorisez ce chemin ou copiez le.
- Dans la barre d’adresse de l’Explorateur de fichiers, collez ou saisissez ce chemin, ou ouvrez manuellement le dossier souhaité.
- Dans la liste des fichiers de sauvegarde, sélectionnez celui dont vous avez besoin en tenant compte de la date et de l’heure de création (ce qui est particulièrement important). Le plus souvent, il y aura peu de fichiers de ce type et celui dont vous avez besoin sera le tout premier. Lancez-le en double-cliquant dessus.
Il convient de noter que Word fait de son mieux pour enregistrer les données de l’utilisateur même en cas de panne. Lorsque vous travaillez sur un document en arrière-plan, des copies de sauvegarde sont constamment créées et enregistrées. L’utilisateur doit simplement définir l’intervalle de temps d’enregistrement souhaité, de préférence 1 minute. Ainsi, si Word se ferme soudainement ou si votre ordinateur s’éteint, vous pouvez toujours récupérer le document. Soit Word lui-même proposera de le faire, soit vous pourrez effectuer l’opération manuellement à l’aide de l’Explorateur.