Certains utilisateurs doivent parfois utiliser simultanément Word et Excel pour leurs travaux. Transférer un tableau d’Excel vers un document Word peut poser des difficultés, notamment lorsqu’il s’agit de préserver la mise en forme des cellules et d’assurer un affichage correct du contenu.
Dans cet article, je vous propose trois méthodes pour accomplir cette tâche. Vous n’aurez plus qu’à choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.
Je tiens tout de suite à souligner qu’un tableau large dans Excel devra être préalablement réduit ou épuré des éléments superflus, car l’espace de travail dans Word est plus étroit, ce qui pourrait empêcher certaines cellules de s’afficher correctement. Bien sûr, vous pouvez d’abord insérer le tableau tel quel pour voir comment il apparaît, puis le modifier si nécessaire.
Méthode 1 : Copier simplement un tableau d’Excel vers Word
La copie simple est la méthode la plus pratique pour transférer un tableau déjà créé dans Excel et l’intégrer à un document Word. Pour cela, vous devrez ouvrir les deux programmes en parallèle et utiliser les raccourcis clavier standards.
- Dans Excel, sélectionnez l’ensemble du tableau, puis utilisez la combinaison de touches Ctrl + C.
- Si le tableau n’est pas correctement structuré ou si les bordures ne sont pas définies, il est préférable de résoudre ce problème au préalable. Sinon, le contenu pourrait s’afficher dans Word sans séparation entre les cellules. Le moyen le plus simple est d’aller dans le menu Bordures et de choisir l’option Toutes les bordures.
- Dès que le tableau est copié, ouvrez le document nécessaire dans l’éditeur de texte, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau et utilisez la combinaison de touches Ctrl + V.
- Vous remarquerez que le tableau s’insère correctement, mais qu’il est aligné à gauche s’il n’occupe pas toute la largeur de la page. Cliquez sur le tableau pour le déplacer et placez-le à l’endroit qui vous convient.
La même entreprise a créé ces deux logiciels, ce qui garantit une excellente compatibilité entre eux, comme le montre l’exemple de l’insertion d’un tableau. D’ailleurs, si vous double-cliquez sur le tableau directement dans Word, un éditeur avancé s’ouvrira, vous permettant d’apporter les modifications nécessaires. Je détaillerai cette fonctionnalité dans la méthode suivante.
Méthode 2 : Insérer un tableau depuis un fichier
La méthode précédente ne convient pas à tous les utilisateurs, car elle nécessite de définir les bordures et ne transfère pas toujours correctement toutes les données, en particulier pour des documents volumineux. Si vous êtes dans ce cas, essayez une autre option : insérer un tableau Excel depuis un fichier. Voici comment procéder :
- Tout d’abord, ouvrez votre document dans Word, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau, puis allez dans l’onglet Insertion et sélectionnez l’option Objet.
- Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez l’onglet Créer à partir du fichier et cliquez sur Parcourir pour choisir le fichier Excel approprié.
- Trouvez le fichier Excel et double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
- L’éditeur ajoutera le tableau Excel à la page et le rendra disponible pour modification.
- En ce qui concerne l’édition, elle se fait dans un module séparé qui s’ouvre après un double-clic sur le tableau. Ainsi, vous pouvez facilement modifier les cellules et utiliser les fonctions.
Je tiens également à attirer votre attention sur le fait qu’il existe un autre onglet dans la fenêtre Insertion d’objet, appelé Créer. Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner l’option Feuille de calcul Microsoft Excel, ce qui insérera une table vide sur la page. Vous pourrez l’éditer de la même manière qu’une feuille Excel classique, en ajoutant des calculs et des fonctions.
Méthode 3 : Créer un tableau dans Word
Cette méthode n’est pas directement liée à la tâche que nous abordons aujourd’hui, mais elle peut être utile dans certains cas. Dans l’onglet Insertion, vous trouverez le menu Tableau, qui permet de créer un tableau avec un nombre défini de cellules, de l’insérer selon des paramètres spécifiques, d’utiliser des modèles ou de choisir l’option Tableau Excel. Dans ce dernier cas, l’insertion se fera de la même manière que celle expliquée à la fin de la méthode précédente. Utilisez l’une des options proposées lorsque vous aurez besoin de formater un tableau dans un simple document texte.
Le seul problème qui peut survenir lors du transfert d’un tableau depuis Excel est un affichage incorrect des données en cas de grande quantité d’informations, c’est-à-dire lorsque le tableau est trop large, comme je l’ai mentionné au début de l’article. Si vous ne parvenez pas à résoudre ce problème par le formatage, essayez de diviser le tableau en deux parties ou plus, puis insérez-les successivement dans le document Word.