Insérer correctement une signature dans Microsoft Word

La gestion électronique des documents est entrée en conflit avec le principe selon lequel un contrat ou tout autre texte important doit être vérifié par un autographe lisible et identifiable de manière unique. Pendant longtemps, aucune solution à ce problème n’a été trouvée. Peu à peu, la technologie de la signature numérique, la signature numérique électronique, est devenue populaire et même nécessaire dans certains domaines. Et bien que tous les utilisateurs ordinaires ne la connaissent pas et ne l’utilisent pas, Microsoft a intégré la prise en charge de cette technologie dans ses applications permettant de travailler avec des documents.

En plus de ratifier les contrats, la signature numérique est également utilisée comme outil pour vérifier l’authenticité des lettres électroniques, des macros, etc. Le mécanisme de vérification est mis en œuvre via des technologies de cryptage à clé privée, qui ajoutent des points de sécurité et de résistance cryptographique. Son utilisation garantit une identification sans ambiguïté de la personne qui l’a utilisé. De plus, le fichier reçu est « scellé », car il est impossible d’apporter des modifications au texte sans le resigner. Il offre également une « non-répudiation ». Ce dernier point est essentiel car l’auteur du document ne peut nier son implication. Ceci est important dans un environnement d’entreprise.

Insérer une signature numérique dans un document Word

Vous pouvez certifier le contenu d’un document avec votre signature numérique s’il n’est pas expiré et si son certificat ou son propriétaire ne sont pas compromis. Il n’y a alors aucun obstacle à l’utilisation de cet outil. Les applications de la suite Office prenant en charge cette technologie, à savoir Word et Excel, vérifient la signature insérée pour tous ces signes. Ce n’est que si le résultat est positif que le fichier texte peut être vérifié à l’aide de celui-ci. Une telle vérification sert de preuve de la validité de la signature non seulement pour l’auteur du document, mais également pour la personne à qui il est destiné. Le principe de sécurité mutuelle est ce qui a rendu cette technologie très demandée.

Remarque: Avant d’insérer votre signature numérique dans Word, assurez vous qu’elle répond à toutes les exigences indiquées.

Pour insérer une zone spéciale destinée à l’insertion de signatures numériques;

1. Ouvrez le document dans Word, placez le curseur à l’emplacement souhaité et accédez à l’onglet « Insérer » dans le ruban Paramètres.
2. Là, vous avez besoin du groupe « Texte », qui contient le bouton « Signature ».
3. En cliquant dessus, vous ouvrirez un menu déroulant dans lequel vous devrez sélectionner « Ligne de signature Microsoft Office ».

4. La zone sera insérée à l’emplacement où le curseur a été placé. Dans le même temps, une boîte de dialogue de paramètres apparaîtra à l’écran, dans laquelle vous pourrez, si nécessaire, préciser le nom de la personne, son titre de poste et son adresse e-mail.

5. Dans la même fenêtre, vous pouvez également ajouter une date qui sera affichée dans la ligne de signature. Si plusieurs de ces zones sont nécessaires, vous devrez répéter cette procédure le nombre de fois requis, en remplissant à chaque fois les champs obligatoires si nécessaire.

Insérer une signature invisible

Si la tâche d’apposer une signature explicite ne semble pas nécessaire, mais que vous souhaitez en même temps protéger le document contre les modifications effectuées par des personnes non autorisées, vous pouvez alors y apposer une signature électronique sans ajouter de zone visible. Word propose cette fonctionnalité. La signature confirmée ne sera pas visible dans le contenu, mais une icône correspondante apparaîtra dans la barre d’état en bas de la fenêtre du document. Seul l’auteur du document peut y apporter des modifications.

Pour ajouter une signature numérique invisible;

1. Cliquez sur le bouton Fichier du menu principal dans la fenêtre du document,
2. Ensuite, sélectionnez « Informations« ,
3. Enfin, cliquez sur le bouton  » Protéger le document  » -> « Ajouter une signature numérique » et suivez les instructions dans la boîte de dialogue qui s’affiche.

Insérer une signature manuscrite

Les créateurs de Microsoft Word ont également veillé à ce que la signature puisse être non seulement numérique, mais également manuscrite classique. Pour ce faire, la première étape consiste à prendre un stylo ou un crayon et à signer sur une feuille de papier vierge. Ensuite, il vous suffit de numériser cette signature à l’aide d’un scanner et de la transférer sur votre PC dans l’un des formats de fichiers souhaités.

CONSEIL : Il est préférable de ne pas remplacer le scanner par un smartphone ou un autre gadget. La qualité de la photo peut ne pas être aussi bonne que celle obtenue avec un scanner, ce qui peut affecter la clarté de la signature sur une feuille vierge dans un document Word.

Vous devez maintenant ajouter la signature obtenue directement au document pour lequel elle a été créée. Les instructions suivantes nous aideront :

1. Tout d’abord, sur la barre d’outils, trouvons l’onglet appelé « Insérer ». Le bouton « Images» se trouve dans le groupe des outils d’illustration. Cliquons dessus.
2. Une fenêtre d’explorateur apparaît devant nous, nous demandant de préciser le chemin d’accès au fichier dans lequel nous avons enregistré l’image de signature.
3. Sélectionnons le fichier dont nous avons besoin, puis cliquez sur « Insérer ». Le fichier est ajouté au document texte.
4. L’onglet Format s’ouvrira automatiquement. Il fournit divers outils pour travailler avec des images.

Comme vous pouvez le constater, en utilisant cet algorithme, vous pouvez insérer non seulement une signature, mais également d’autres fichiers contenant des graphiques. Vous pouvez maintenant ajuster la taille de l’image (si nécessaire) ou recadrer la zone de travail pour ne conserver que la signature. L’image résultante peut ensuite être déplacée vers l’emplacement souhaité sur le document.