Lorsque vous saisissez des données dans Excel, vous souhaiterez peut-être vous assurer que vos données sont saisies de manière cohérente. Peut-être que plusieurs personnes travaillent sur le même fichier et que vous devez constamment corriger des entrées en raison d’erreurs d’orthographe ou de collègues utilisant des abréviations.
Si vous souhaitez une certaine cohérence, vous pouvez créer une liste déroulante dans n’importe quelle cellule, colonne ou ligne de votre feuille de calcul Excel. Cela permet ensuite aux utilisateurs de choisir une option dans la liste déroulante plutôt que de saisir leurs propres entrées.
Dans l’exemple ci-dessous, il n’y a aucune cohérence dans la manière dont les données sont saisies dans la colonne Matières ou la colonne Remarques, ce qui rendra le tri et le filtrage difficiles.
Voyons maintenant comment nous pouvons créer une liste déroulante pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une liste prédéfinie d’options. Dans mon exemple, je souhaite avoir une colonne dans ma feuille de calcul où les utilisateurs doivent sélectionner dans une liste de matières et de remarques prédéfinies.
Contenu
Créer une liste déroulante
Pour créer la liste déroulante, nous allons utiliser les outils de validation des données . Cela vous permet de spécifier le type d’informations que vous souhaitez autoriser à entrer dans une cellule, une ligne entière ou une colonne.
Créer la liste
- Ouvrez Microsoft Excel
- Si vous souhaitez travailler sur un fichier existant, appuyez sur Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir . Localisez le fichier et ouvrez-le.
- Si vous souhaitez commencer de zéro, vous pouvez travailler directement à partir du nouveau classeur vierge affiché
- Nous utiliserons la première feuille de calcul vierge ( Feuil1 ) comme feuille de saisie de données principale. Nous aurons besoin d’une deuxième feuille de calcul pour stocker les options que nous voulons afficher dans la liste déroulante.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle feuille en bas de la fenêtre
- Une nouvelle feuille de calcul vierge sera ajoutée
- Cliquez sur la nouvelle feuille de calcul pour l’ouvrir
- Dans la cellule A1, tapez l’en-tête Matières
- Dans la cellule A2, tapez la première matière, par exemple Mathèmatiques
- Appuyez sur Entrée et continuez à ajouter environ 2 à 8 matières différentes dans la liste
- Vous pouvez formater l’en-tête selon vos besoins et redimensionner la colonne si vous préférez. Vous pouvez même utiliser la fonction Trier pour classer la liste par ordre alphabétique.
Afficher la liste déroulante
- Revenir à Feuil1
- Sectionnez toute la colonne Matières en cliquant une fois sur l’en-tête de la colonne
- Sélectionnez l’onglet Outils de Données dans le ruban
- Cliquez sur le bouton Validation des données et choisissez Validation des données dans le menu déroulant
- La boîte de dialogue Validation des données s’affiche :
- Dans la liste déroulante Autoriser , sélectionnez que vous souhaitez autoriser une liste
- Vous devez maintenant sélectionner l’emplacement qui contient la liste dans le classeur
- Cliquez sur la flèche située à droite du champ Source
- vous devez maintenant mettre en surbrillance les cellules qui contiennent les entrées que vous souhaitez afficher dans votre liste déroulante
- Sélectionnez Feuil2 et sélectionnez les cellules contenant chaque matière, n’incluez pas l’en-tête (j’ai sélectionné A2: A7 )
- Cliquez sur le bouton Développer pour réafficher la boîte de dialogue Validation des données
- Cliquez sur OK
- Placez votre curseur dans la colonne Matières et vous verrez une liste déroulante qui apparaît sur le côté droit de la cellule
- Votre liste sera désormais disponible pour toute la colonne
- Répétez ce processus pour créer des listes déroulantes dans toutes les autres colonnes du classeur
Modifier une liste déroulante dans Excel
Si vous devez ajouter des options supplémentaires à une liste déroulante ou si vous avez fait une faute d’orthographe, vous pouvez facilement modifier la liste dans la feuille de calcul.
Si vous devez modifier une option dans la liste :
- Ouvrez la deuxième feuille de calcul qui contient tous les éléments de liste que vous avez créés
- Modifiez les entrées comme d’habitude
- Les entrées modifiées seront désormais disponibles via les listes déroulantes sur votre feuille de saisie de données
Pour ajouter plus d’options à une liste déroulante :
- Ouvrez la deuxième feuille de calcul qui contient tous les éléments de liste que vous avez créés
- Ajoutez toutes les options supplémentaires que vous souhaitez inclure
- Retournez à votre feuille de saisie de données
- Sélectionnez la colonne contenant la liste déroulante correspondante
- Sélectionnez l’onglet Outils de Données dans le ruban
- Cliquez sur le bouton Validation des données et choisissez Validation des données dans les options
- Modifiez le champ Source en cliquant sur la flèche
- Sélectionnez la nouvelle plage de cellules contenant vos options de liste
- Développez à nouveau la boîte de dialogue et cliquez sur OK
- Vos nouveaux éléments de liste devraient être disponibles via la liste déroulante de votre feuille de saisie de données
Pour supprimer une liste déroulante
Si vous ne souhaitez plus utiliser une liste déroulante dans votre feuille de calcul, vous pouvez facilement la supprimer.
- Sélectionnez la colonne contenant la liste déroulante
- Sélectionnez l’onglet Outils de Données dans le ruban
- Cliquez sur le bouton Validation des données et choisissez Validation des données dans les options
- Modifiez le champ Autoriser sur Tout
- Cliquez sur OK
- La colonne permettra désormais de saisir tout type de valeur
N’hésitez pas à poster vos commentaires ou questions ci-dessous.